Как назначить встречу на английском

Назначение встречи на английском языке может показаться сложной задачей, особенно в деловой среде. Однако, владея несколькими ключевыми фразами и понимая правила этикета, вы сможете уверенно планировать встречи с англоговорящими коллегами и партнёрами. Давайте разберёмся, как это сделать грамотно и профессионально, используя различные каналы коммуникации: от телефонного разговора до деловой переписки.

1. Телефонный разговор: 📞
2. Деловая переписка: 📧
3. "I hope this email finds you well." (Надеюсь, это письмо найдет вас в добром здравии.)
4. "Please find attached..." (В приложении вы найдете...)
5. Дополнительные советы: 💡
6. Заключение
7. FAQ: ❓

Телефонный разговор: 📞

Живое общение по телефону — это отличный способ быстро назначить встречу, особенно если вы уже знакомы с собеседником. Вот несколько полезных фраз, которые помогут вам в этом:

• Начало разговора:

"Hello, this is [Ваше имя] from [Ваша компания]." (Здравствуйте, это [Ваше имя] из компании [Название компании].)

• "I'm calling to schedule an appointment with [Имя собеседника]." (Я звоню, чтобы назначить встречу с [Имя собеседника].)
• Уточнение удобного времени:

"Would you be available for a meeting sometime next week?" (Были бы вы свободны для встречи на следующей неделе?)

• "What day would work best for you?" (Какой день вам больше подходит?)
• "Would [Время] on [День] work for you?" (Вам подойдёт [Время] в [День]?)
• Подтверждение договорённости:

"Great, so we're set for [Время] on [День]." (Отлично, тогда договорились на [Время] в [День].)

• "I'll send you a calendar invite shortly." (Я скоро отправлю вам приглашение в календаре.)

Деловая переписка: 📧

Письмо по электронной почте — более формальный способ назначить встречу, который даёт вам время тщательно продумать свои слова и избежать недопонимания. Вот как правильно структурировать такое письмо:

1. Приветствие:

Формальное:

• "Dear Mr./Ms. [Фамилия]," (Уважаемый господин/госпожа [Фамилия],)
• "Dear [Имя]," (если вы уже знакомы)
• Менее формальное:
• "Hello [Имя],"
• "Hi [Имя]," (если вы хорошо знакомы)

2. Причина письма:

"I hope this email finds you well." (Надеюсь, это письмо найдет вас в добром здравии.)

• "I'm writing to schedule a meeting to discuss..." (Пишу вам, чтобы назначить встречу для обсуждения...)

3. Предложение времени и места:

"Would you be available for a meeting on [Дата] at [Время]?" (Были бы вы свободны для встречи [Дата] в [Время]?)

• "Please let me know what time and date works best for you." (Пожалуйста, сообщите, какое время и дата вам больше всего подходят.)
• "I'm available to meet at your earliest convenience." (Я готов встретиться в любое удобное для вас время.)

4. Место встречи:

"We could meet at your office, or I'd be happy to reserve a conference room at [Место]." (Мы могли бы встретиться у вас в офисе, или я могу забронировать конференц-зал в [Место].)

5. Дополнительная информация:

"Please find attached..." (В приложении вы найдете...)

• "Please let me know if you have any questions." (Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.)

6. Завершение:

Формальное:

• "Sincerely," (С уважением,)
• "Best regards," (С наилучшими пожеланиями,)
• Менее формальное:
• "Best,"
• "Regards,"
• "Thanks,"

Дополнительные советы: 💡

• Будьте гибкими. Предложите несколько вариантов времени для встречи, чтобы у вашего собеседника была возможность выбрать наиболее удобный.
• Подтвердите встречу. После того, как вы договорились о времени, отправьте краткое подтверждение по электронной почте или в мессенджере.
• Будьте пунктуальны. Опоздание на встречу — это признак неуважения к времени вашего собеседника. Постарайтесь прийти вовремя или, если unavoidable, предупредите заранее.
• Говорите чётко и разборчиво. Убедитесь, что ваш собеседник понимает вас, особенно если вы говорите по телефону.
• Используйте вежливые фразы. "Please" (пожалуйста) and "Thank you" (спасибо) — ваши лучшие друзья при общении на английском языке.

Заключение

Назначение встречи на английском языке не должно быть стрессом. Используя эти фразы и советы, вы сможете уверенно общаться с англоговорящими коллегами и партнёрами, планировать продуктивные встречи и добиваться своих деловых целей.

FAQ: ❓

• Как вежливо отклонить предложенное время встречи?
• "Thank you for offering, but I'm unfortunately unavailable at that time. Would [альтернативное время] work for you?"
• "I appreciate the invitation, but I have a prior commitment at that time. Could we perhaps reschedule?"
• Что делать, если я не могу прийти на встречу в назначенное время?
• Известите всех участников о невозможности вашей явки как можно раньше.
• Кратко объясните причину, по которой вы не сможете присутствовать.
• Извинитесь за доставленные неудобства.
• Предложите альтернативное время для встречи.
• Как попросить кого-то присоединиться к уже назначенной встрече?
• "I'd like to invite [Имя] to join our meeting on [Тема] at [Время] on [Дата]. Please let me know if this time works for them."
• Как попросить материалы к встрече заранее?
• "Would it be possible to share the agenda or any relevant materials before the meeting? This would help me to be better prepared for our discussion."

Помните, что уверенность в себе и знание базовых фраз — это ключ к успешному общению на английском языке. Не бойтесь делать ошибки, ведь каждый разговор — это возможность улучшить свои навыки! 😊